Różnica pomiędzy dobrym, a świetnym eventem.

Wszystkie eventy odnoszą sukces na swój własny sposób. Jednakże zwykła, przeciętna impreza firmowa, a super dopieszczona impreza to dwie różne kategorie. Nie trzeba dodawać, że ta druga zapadnie na dłużej w pamięci i dostarczy więcej prestiżu wśród współpracowników, klientów nie zapominając o konkurencji. Oczywistym jest fakt, iż każdy organizator stara się być najlepszym w swojej branży, a utrzymanie dobrego poziomu, może stać się nie lada wyzwaniem.

Elementy różnicy

Więc, co stanowi element, który pomaga odróżnić dobry event od świetnego eventu? Czy organizatorzy świetnych imprez to Supermeni, którzy w swoich teamach mają „Picassa” i „Rembrandta”, czy to po prostu zwykli ludzie z fantastycznymi umiejętnościami organizacyjnymi? Zaskoczę Cię, ale odpowiedź jest taka, że w większości przypadków, to po prostu zwykli ludzie tacy jak ty i ja. To ich pasja bycia wyjątkowym i skrupulatnym doprowadza ich do działania na ekstremalnie wysokim poziomie, o wiele lepszym niż u konkurencji.

Gdy już to wiesz, nie musisz czuć się przygnębiony, bo zdałeś sobie właśnie sprawę, że Ty też możesz organizować świetne eventy. Więc na co musisz zwrócić uwagę, aby być świetnym organizatorem imprez, które mogą być takie same lub nawet lepsze od konkurencji? Poniżej przedstawiam kilka wskazówek, które można wykorzystać jako listę kontrolną, aby upewnić się, że Ty też możesz być wyjątkowo dobrym organizatorem imprez firmowych.

Detale

Bądź bardzo drobiazgowy odnośnie każdego detalu we wszystkich imprezach. Ponieważ organizacja eventu jest wielką sprawą, łatwo jest przeoczyć małe rzeczy, które są niezmiernie ważne. Jednym z nich jest indywidualne podejście. Klienci zawsze będą wdzięczni, gdy będą mieć przekonanie, że przywiązałeś szczególną uwagę do wyjątkowości oferty dla nich i zaproponujesz ciekawe atrakcje na imprezę. Jedną z takich pozycji jest upewnienie się, że nawet małe rzeczy takie jak personalizacja kart zaproszeniowych, czy odpowiedni dobór tematyki atrakcji na imprezę, funkcjonuje na najwyższym poziomie. Im więcej szczegółów dopilnujesz osobiście, tym bardziej będzie prawdopodobne, że Twój event będzie wielkim sukcesem.

Komunikacja

To nie tylko sterczenie przy telefonie lub pisanie długich e-maili. Komunikacja oznacza, to w jaki sposób przekazujesz swoje słowa i pomysły ludziom oraz to jak oni Ciebie rozumieją. Umiejętność skutecznego komunikowania powoduje, że zostanie popełnionych mniej błędów. Cały zespół może mieć lepsze pomysły odnośnie tego jak coś zorganizować, jeśli będą wiedzieć dokładnie czego sobie życzysz. W głównej mierze odnosi się to do organizowania imprez, w których zapewniamy całe zaplecze techniczne i gastronomiczne ,więc wyzwań jest całkiem sporo.

Projektowanie

Twórz projekty, koncepcje i scenariusze, które są możliwe do skonstruowania w danym miejscu. Organizując piknik firmowy czy imprezę integracyjną, zrób wizję lokalną terenu na którym odbędzie się impreza, będziesz miał pewność, że wszystkie atrakcje które zaplanowałeś, możesz tam zrealizować. Czasem pomysły atrakcji na imprezę i scenariusz imprezy mogą wydawać się powszechne, ale można wykorzystać swój twórczy talent, aby nadać im trochę oryginalności.
Przykładowo, kiedy organizujesz imprezę plenerową dla klienta który „ miał już wszystko”, swoich inspiracji poszukaj w najnowszych trendach filmowych, muzycznych czy artystycznych. Gwarantuje Ci, że pomysłów na świetną imprezę firmową jest wokół nas mnóstwo. Korzystaj tylko ze sprawdzonych dostawców atrakcji na twoją imprezę czy zaplecza technicznego. Będziesz miał gwarancje że wszystkie ustalone szczegóły będę w 100% zrealizowane. Staraj się wybierać dostawców, którzy zapewnią Ci kompleksową usługę, na wysokim poziomie. Najlepiej jeżeli są to duże firmy oferujące bogatą bazę atrakcji na imprezy. Mniej dostawców, mniej dokumentów, mniej rzeczy które mogą nie zadziałać!

Systematyczne podejście

Bycie kreatywnym to jedno, lecz bycie systematycznym to już inna sprawa. Jako organizator imprez powinieneś wiedzieć, że istnieje wiele etapów planowania przed zaprezentowaniem klientowi wersji ostatecznej imprezy. Będziesz prowadził wiele rozmów z dostawcami i podwykonawcami, planował czas i miejsce, dlatego wypracuj sobie własne narzędzia do zarządzania informacjami. Masz na to kilka sposobów, ale zawsze musisz pamiętać o najważniejszych informacjach.

• Termin imprezy
• Miejsce imprezy
• Godziny rozpoczęcia i zakończenia imprezy
• Kontakty do dostawców
• Spis wszystkich atrakcji na imprezie i zaplecza technicznego
• Ile potrzebujesz miejsca na np. duże dmuchańce czy parking dla samochodów

Oraz wszelkich innych niezbędnych informacji,
które pozwolą Ci sprawnie tym wszystkim zarządzać.
Najprostszym sposobem jest zaprojektowanie tabelki z najważniejszymi informacjami i uzupełnianie jej na bieżąco. Rozwiązanie fajne, ale przy złożonych projektach, mało wygodne. Szczególnie gdy w jednym czasie koordynuje event kilka osób.
Dobrym i chyba najskuteczniejszym sposobem jest wykorzystanie dostępnego w internecie, darmowego oprogramowania, np.: programu EVERNOTE. Aplikacja daje naprawdę dużo ciekawych możliwości, jak tworzenie notatek, check list, wycinków z ekranu czy zapisywaniu całych email z outlook-a. Program działa na urządzeniach mobilnych, dając możliwość zabrania ze sobą najważniejszych informacji o imprezie. Mamy również możliwość udostępniania każdej notatki innym użytkownikom, co w zdecydowany sposób usprawnia pracę nad projektem.

Limit czasu

Pamiętaj, że czas jest w naszej branży punktem krytycznym. Rozpoczynamy planowanie na określeniu czasu eventu i wszystkie działania są wokół niego skoncentrowane. Dlatego organizacja pracy i jasne przekazywanie komunikatów jest kluczem do organizacji świetnych imprez firmowych.

Bądź kreatywny i przede wszystkim dobrze się baw! Różnica między dobrym eventem, a świetnym eventem leży w twoich rękach.

POWODZENIA…